Jakie są skutki błędów w oświadczeniu zleceniodawcy?

Pytanie: Zatrudniamy osobę na umowę zlecenia. Do każdej takiej umowy (odnawianej co roku) osoba ta dołączała pisemne oświadczenie, że jest zatrudniona u innego pracodawcy również na umowę zlecenia i osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie z tego tytułu. W związku z tym wnosi o niedokonywanie potrąceń z tytułu ubezpieczeń społecznych. Przypadkowo po kontakcie z pierwszym zakładem pracy okazało się, że w niektórych miesiącach osoba ta nie spełniała wskazanych wymogów, tzn. nie osiągała minimalnego wynagrodzenia, i powstał obowiązek opłacania składek. Co w takiej sytuacji należy zrobić? Czy powinnam jak najszybciej skorygować składki ZUS i obciążyć pracownika z bieżącego wynagrodzenia niezapłaconymi składkami społecznymi?

Odpowiedź: W opisanej sytuacji należy sporządzić korekty dokumentów rozliczeniowych ZUS. Niestety, pomimo błędnego oświadczenia złożonego przez zleceniobiorcę to płatnik składek ponosi odpowiedzialność za błędne zgłoszenie ubezpieczonego do ZUS. I to od niego ZUS będzie domagał się ewentualnych korekt dokumentów rozliczeniowych i zapłaty zaległych składek. Potrącenie zaległych składek z bieżącego przychodu wykonawcy zlecenia może nastąpić wyłącznie po uzyskaniu jego zgody wyrażonej na piśmie.

Zleceniobiorca:

którego podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym miesiącu jest niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia,

spełniający warunki do objęcia obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z innych tytułów,

podlega obowiązkowo tym ubezpieczeniom jako zleceniobiorca z kolejnej lub kolejnych umów zlecenia.

Zasady tej nie stosuje się, jeżeli łączna podstawa wymiaru składek z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia lub współpracy przy jej wykonywaniu lub z innych umów osiąga kwotę minimalnego wynagrodzenia. Ustalania łącznej podstawy wymiaru składek w celu rozstrzygnięcia obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych należy dokonywać dla każdego miesiąca odrębnie.

Artykuł 36 ust. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi, że jeśli do opłacania składek ZUS za ubezpieczonego zobowiązanych jest kilku płatników, składka na ubezpieczenie emerytalne i rentowe ma być naliczana przez każdego z nich. Chyba że ubezpieczony przedstawi dokumenty, z których wynika brak takiego obowiązku. Ustawodawca jednak nie sprecyzował, o jakie dokładnie dokumenty chodzi. Pewne jest to, że – aby dobrze ustalić, do jakich ubezpieczeń należy zgłosić zleceniobiorcę – należy posiadać odpowiednią wiedzę na temat tego, czy taka osoba osiąga przychód z tytułu zatrudnienia na podstawie innych umów.

W praktyce płatnicy składek przed podpisaniem umowy proszą zleceniobiorców o wypełnienie stosownego oświadczenia, w którym:

mają wskazać, czy podlegają innym ubezpieczeniom społecznym, oraz

ewentualnie jakie przychody osiągają.

W razie zaistnienia wątpliwości co do treści oświadczenia płatnik może poprosić zleceniobiorcę o dostarczenie zaświadczenia z drugiego miejsca pracy o uzyskanym przychodzie, od którego są opłacone składki na ubezpieczenia społeczne.

Istnieje również możliwość wystąpienia do ZUS z wnioskiem o zbadanie prawidłowości wykazanych składek za zleceniobiorcę. Płatnik składek wnioskuje, czy z tytułu konkretnej umowy zlecenia w konkretnym miesiącu prawidłowo ustalił podleganie ubezpieczonego do ubezpieczeń emerytalno-rentowych. Organ rentowy ustali prawidłowość zgłoszenia do ubezpieczeń na podstawie wszystkich raportów, które wpłynęły w danym miesiącu za danego ubezpieczonego. W odpowiedzi ZUS poinformuje płatnika składek o prawidłowości zgłoszenia zleceniobiorcy do ubezpieczeń społecznych.

W celu zbadania prawidłowości wykazanych składek za zleceniobiorcę ZUS udostępnił formularz USZ.

W przypadku kiedy ubezpieczony powinien podlegać do ubezpieczeń społecznych, a płatnik zgłosił go wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, ZUS będzie domagał się sporządzenia odpowiednich korekt, zgłoszenia ubezpieczonego do ubezpieczeń społecznych oraz zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami. Taka sytuacja może mieć miejsce podczas przeprowadzania kontroli przez ZUS lub jeśli płatnik sam zauważy błąd.

Płatnik składek jest obowiązany złożyć imienny raport miesięczny korygujący w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie.

W przypadku błędnego oświadczenia złożonego przez zleceniobiorcę ZUS i tak będzie się domagał zapłaty zaległych i pełnych składek społecznych przez zleceniodawcę.

Potrącenie zaległych składek z bieżącego przychodu wykonawcy zlecenia może nastąpić wyłącznie po uzyskaniu jego zgody wyrażonej na piśmie. W razie odmowy zleceniodawcy pozostaje jedynie dochodzenie roszczenia na drodze sądowej na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu.